Projectsecretaris Tentoonstellingen & Projecten

Als wij jou in één woord moeten vatten – want dat is praktisch en dat past bij jou – dan is dat ‘regelen’. Jij steekt niet alleen figuurlijk maar ook letterlijk de handen uit je mouwen: jij weet hoe je bureauwerk met hands-on werk combineert. Je bent op de hoogte. En al heb je één hoofd, je weet er stukjes van tegelijk te gebruiken voor meerdere projecten en taken. Je denkt zelfstandig en je denkt vooruit, maar je denkt ook mee en weet wie je op de hoogte moet houden van alles wat jij weet en regelt. Als klap op de vuurpijl heb je iets met kunst en cultuur, in het bijzonder met tentoonstellingen.

Hebben we jou goed samengevat? Dan is deze functie iets voor jou: op korte termijn zoeken de afdelingen tentoonstellingen en projecten & planning van De Nieuwe Kerk en H’ART Museum een projectsecretaris voor 37,5 uur per week. De gesprekken vinden plaats in de week van 19 februari.

Sluitingsdatum: na 14 februari 2024

Dit ga je doen

Je hebt uiteenlopende taken. Vaak meerdere tegelijk. Een dag in jouw werkend leven ziet er daarom nooit hetzelfde uit. Maar een ding is zeker: dichter bij de kunst kom je niet.

Wat je zoal gaat doen? Dit:

  • Je correspondeert over en beheert de contracten van bruiklenen
  • Je vult en beheert objectlijsten
  • Je vraagt audiovisueel materiaal aan en beheert het
  • Je maakt en beheert inventarisatiesystemen, bijvoorbeeld over klimaat en opslag van objecten
  • Je verzorgt opdrachtbevestigingen met leveranciers
  • Je regelt en begeleidt koerierszaken, denk bijvoorbeeld aan vluchten, visa en hotels
  • Je verricht hand- en spandiensten bij de op- en afbouw van tentoonstellingen en projecten
  • Je initieert, plant en verwerkt de vergaderingen van de afdelingen tentoonstellingen en projecten & planning
  • Je stelt notulen op van vergaderingen
  • Je maakt en beheert adressenlijsten om relatiemanagement mogelijk en makkelijk te maken
  • Je ondersteunt bij (digitale) presentaties
  • Je hebt representatieve taken
  • Je rapporteert aan het hoofd van de afdeling projecten & planning

Wie ben jij

 Je komt ons administratief en organisatorisch ondersteunen. We hebben veel aan en in ons hoofd, vaak meerdere zaken tegelijkertijd. Daarom is het handig als je…

  • gestructureerd werkt en tegen een grote informatietoevoer en takenlijst bent opgewassen
  • proactief, hands-on en flexibel bent – al ben jij een planner en willen wij jou juist om jouw structuur, een dag kan soms anders lopen dan gepland
  • zelfstandig kunt werken
  • sociaal en communicatief vaardig bent, in zowel Engels als Nederlands, gesproken en geschreven
  • niet bang bent om te bellen, mailen, of contact te leggen en onderhouden op andere manieren
  • wel raad weet met alles wat digitaal is, met o.a. Word, Adobe Acrobat, Excel en PowerPoint. Ook is het handig als je al wat weet van Adlib
  • betrouwbaar en representatief bent
  • iets met kunst en cultuur hebt
  • op korte termijn maar voor lange termijn beschikbaar bent
  • werkervaring hebt in een administratieve functie

Wie zijn wij

De Stichting Producties DNKHM is een creatief groeiende organisatie die tentoonstellingen maakt in zowel De Nieuwe Kerk als H’ART Museum. Samen verzorgen de musea gemiddeld vijf tentoonstelling per jaar, in samenwerking met nationale en internationale musea. De organisatie streeft ernaar een breed publiek toegang te bieden tot cultuur in alle uitingen. Daarom wordt waarde gehecht aan een diverse en inclusieve werkomgeving.

 Dit bieden wij jou

Wat daar tegenover staat? Naast een plek in niet één maar twéé prestigieuze culturele instellingen in onze hoofdstad krijg jij:

  • een flexibele werkplek met werklaptop
  • vakantiegeld en 24 vakantiedagen op jaarbasis bij een voltijd overeenkomst
  • een woon-werk reiskostenvergoeding als je buiten Amsterdam woont
  • telefoonkostenvergoeding bij gebruik van privé-telefoon
  • een bruto salaris tussen de € 2.627,53 en € 3.564,82 per maand bij voltijd overeenkomst (37,5 uur per week)
  • een persoonlijke uitnodiging voor alle openingen, tentoonstellingen en gevarieerde programmering
  • een plekje in een klein en gedreven team waar je door de korte lijntjes veel kunt betekenen en dicht bij kunst én maker komt

Ben jij na het lezen van deze vacature nog steeds zo enthousiast? Voel je dan vrij om je gegevens, een korte motivatie en je cv te sturen naar Celina Wisselo via hr@nieuwekerk.nl. Je hoort zo snel mogelijk van ons.